Lentitud en Microsoft Outlook: Qué hacer si el archivo «.pst» ronda los 50 Gb

En entornos empresariales para la gestión de correos electrónicos Microsoft Outlook (que es un programa incluído en el paquete «Office«) es el rey indiscutible. En mi experiencia profesional he tenido que lidiar en muchas oficinas y me costaría acordarme de alguna en la que no se usase Outlook activamente.

Sí, ya... lo que quieras. Pero desde hace una semana trabajar con Outlook se ha vuelto una tortura para mi. Va lentísimo y me cuesta hacer cualquier cosa con él. Creo que este ordenador ya no da para más, así que voy a ir pensando en comprar otro y... 

No te apresures con soluciones drásticas, Usuario Anónimo, porque al final seguirás teniendo el mismo problema. Eso que te está pasando lo he visto infinidad de veces y cada vez lo veo con más frecuencia, tanto en mi empresa como en muchas otras.

No voy a decir que Outlook sea un mal gestor de correo electrónico para un ordenador (para un móvil es otro cantar). Sin embargo me cuesta entender cómo un programa enfocado al 100% a entornos empresariales aún sigue teniendo este tipo de errores de concepto.

Y no te vayas a creer que el problema es el uso que le das a tu correo electrónico o que tu ordenador está anticuado. El problema es una simple restricción arbitraria de Microsoft que impide tener grandes volúmenes de correo almacenados. Veamos primero cuál es el problema de raíz para luego poder plantearnos soluciones.

1. El culpable: un archivo PST con obesidad mórbida.

El correo que recogemos y enviamos mediante Microsoft Outlook se almacena en nuestro ordenador en un archivo con extensión PST. Es en ese archivo dónde están todas las carpetas de nuestro correo como «Bandeja de entrada» o «Elementos enviados». También ese archivo se guardan otras cosas como las entradas en el calendario o la agenda de contactos.

En el momento de la configuración del correo electrónico podemos definir dónde va a estar ese archivo, aunque por defecto se va a situar en una ruta similar a esta:

c:\Usuarios\tunombredeusuario\Documentos\Archivos de Outlook\fulanito@dominio.com.pst

A ver, Usuario Anónimo. ¿Qué es lo que ves en esa ruta?

Pues veo esto que te pongo en la imagen de abajo. Parece que todo está bien. ¿No?

Sí. Aparentemente todo está bien. Pero hay un detalle que en el caso de Outlook debería encendernos todas las alarmas, y es que el tamaño del archivo PST se acerca peligrosamente a 50 Gigas.

Bueno, sí. Pero a ver... los tiempos son los que son. Hoy en día 50 gigas de correo creo que es un volumen de lo más normal si andas enviando y recibiendo correos todo el rato ¿No te parece?

Puede ser. Viendo el volumen de correos que maneja mi empresa, en determinados casos a mi me lo parece. Pero lo que me parezca a mi no tiene que ser lo mismo que lo que le parezca a Microsoft. Y en este caso a Microsoft le parece que 50 gigas es una barbaridad (Por cierto: en Microsoft Outlook 2007 y anteriores, el tamaño máximo del archivo PST era de sólo 20 Gb). Así que por defecto un PST que empiece a acercarse peligrosamente a esa barrera empezará a fallar y a provocar cuelgues y errores en el programa. Fíjate que en la captura que me muestras el PST aún no ha llegado a los 50 Gb y por lo que me dices estás notando ya problemas en el programa.

Pues estamos bien. ¿Y cómo puedo arreglar el desaguisado? 

Pues para mi hay dos vías para arreglar este problema: una más engorrosa pero más segura y otra más rápida y cómoda pero con mucho más riesgo. Veamos ambas formas y elegid sabiamente cuál preferís realizar.

2. Método seguro: Crear un nuevo PST

Efectivamente. Si Microsoft Outlook no deja que el archivo crezca más de 50 gigas, una posible solución pasaría por crear un nuevo PST. Podemos dejar el viejo para consultar todos los correos enviados y recibidos antiguos, y en el nuevo PST recibir el nuevo correo.

Oye... a ti te parecerá un método segurísimo, pero a mi esto me suena a chapuza cutre-salchichera. ¿Así que me dices que para ti lo mejor es tener el correo en dos lugares en lugar de en uno sólo?

A ver: no es lo más cómodo del mundo. Lo admito. Siempre es un engorro tener varias bandejas de correo y en este caso tendríamos una bandeja de elementos recibidos hasta una determinada fecha y otra de elementos recibidos desde esa fecha en adelante. Y lo mismo pasaría con el resto de bandejas de elementos enviados, spam, etc… Sería algo así como esto (que ya te adelanto que lo ordenaremos de otra forma durante el tutorial):

Si os fijáis, hay dos archivos de datos. En el ejemplo veréis uno llamado «archivo de datos de outlook» y otro llamado «Correo desde el 12-02-2021». Cada uno de ellos tiene su bandeja de entrada, elementos enviados, etc…

Sin embargo este método asegura que el archivo nuevo funcione como el primer día (literalmente). El ordenador no tendrá que bucear entre gigas de información para mostrarte algo o hacer una búsqueda. Por tanto podrás consultar el correo antiguo con normalidad y Microsoft Outlook dejará de bloquearse cuando llegue correo nuevo.

Veeeenga, vale. Voy a hacerte caso. A ver... ¿Cómo hago eso de crear un nuevo PST?

Pues que sepas que es realmente sencillo. En Microsoft Outlook nos vamos a la pestaña «Archivo». En la categoría de información (la que nos sale por defecto), a la derecha debemos pulsar el botón de «Configuración de cuenta» y luego el botón que se despliega llamado también «Configuración de la cuenta». (Sí. Los dos botones se llaman igual y no hay ninguna otra alternativa. No le busquéis sentido alguno, que no lo tiene).

Una vez que pulséis esos botones, os saldrá una ventana similar a ésta:

Debemos irnos a la pestaña llamada «Archivos de datos» y pulsar el botón «Agregar». Es el primero empezando por la izquierda.

Nos saldrá una ventana similar a ésta. En «Nombre de archivo» le ponemos un nombre a nuestro nuevo archivo PST y le damos a «Aceptar».

Ahora podremos ver que en lugar de tener un único archivo PST tenemos dos. Deberíamos tener algo similar a esta imagen.

Genial. Entonces con esto ya queda el problema resuelto ¿No?

Para nada. Tenemos dos archivos de datos, pero fíjate que el archivo antiguo, el que en la captura aparece con el nombre «Outlook.pst», sigue siendo el archivo predeterminado. Así que por defecto cualquier cosa que creemos va a seguir almacenándose en el antiguo. Así que antes de nada debemos corregir eso seleccionando el otro archivo y pulsando la tecla «Establecer como predeterminado». Nada más hacerlo nos saldrá una ventana similar a esta.

No pasa nada. Le damos a aceptar. Una vez hecho esto, yo os recomiendo cerrar Microsoft Outlook por completo y volverlo a abrir. Me tienen pasado cosas extrañas si no reinicio el Outlook en este paso, así que os ruego que lo hagáis.

Ahora, en la columna de la izquierda del Outlook, debería apareceros arriba de todo vuestro nuevo PST (que para algo lo hemos puesto por defecto) y justo debajo el PST antiguo con todas sus bandejas.

Pero atención, que aún no acabamos. Ahora debemos ir a la configuración de la cuenta de correo para hacer que cualquier correo nuevo se entregue en la bandeja de entrada nueva, no en la antigua. Para eso volvemos a ir a la configuración de la cuenta (ya sabéis, pestaña archivo, información, configuración de la cuenta) y dentro de la carpeta llamada «correo electrónico» pulsar el botón «Cambiar de carpeta».

Podremos ver un árbol en el que en los niveles superiores están los archivos PST y de ellos cuelgan las carpetas de correo. Así que desplegamos el PST que tiene el nombre de archivo nuevo, seleccionamos su bandeja de entrada y pulsamos en «Aceptar».

Y ahora sí que sí. Con esto ya tenemos solucionado el problema que tenía nuestro Outlook y volverá a ir de nuevo fluido como antes.

¡Genial! Pues mira... voy a empezar moviendo todas las carpetas que tenía en el PST viejo al nuevo, porque tengo todo muy organizado y...

A veces me dan ganas de matarte, Usuario Anónimo. Si haces eso estarás trasladando el problema que tenías en el PST viejo al nuevo y no habrás solucionado nada.

¡Pero es que en el viejo tenía creadas cientos de carpetas! Y además las reglas que tengo en el correo hacen que determinados correos se vayan a ellas automáticamente. Y...

Vale, vale… entiendo lo que me quieres decir. Con esos argumentos he tenido que lidiar también en mi trabajo. Si quieres mantener todo y seguir usando las mismas carpetas de correo no te va a quedar más remedio que hacer lo que te voy a indicar en el próximo punto del artículo, pero ya te adelanto que es una solución un poco más «guarra».

3. Método cómodo: Permitir que Outlook use PST’s de más de 50 Gigas.

Podemos decirle a Microsoft Outlook (por las malas) que aunque el PST ocupe más de 50 gigas que lo use igualmente y que permita que crezca más allá de este tamaño. El problema es… precisamente ese. El archivo PST se hará más y más grande y puede que al incrementarse el tamaño tardes más tiempo en hacer determinadas cosas… pero allá tú. No hay más alternativas. Vamos a ver cómo podemos hacer que el archivo PST pueda crecer hasta alcanzar tamaños mucho mayores.

Para obligar a Outlook a usar archivos PST de tamaños más grandes que el que tiene por defecto, debemos abrir el editor del registro del sistema operativo, no sin antes habernos asegurado que tenemos Microsoft Outlook cerrado (para evitar problemas). Así que vamos a pulsar la combinación de teclas «Windows»+»R». Nos saldrá una ventana en nuestro escritorio que nos invitará a escribir algún comando. Escribiremos la palabra «regedit» y pulsaremos en «Aceptar».

Nada más darle a «Aceptar» nos saldrá una ventana que nos pregunta si realmente queremos que esta aplicación haga cambios en el dispositivo. Pulsamos en «Sí».

Nos aparecerá por fin la ventana del programa en el que tenemos que realizar las modificaciones, que no es otro que el editor del registro del sistema.

¿El editor del registro? Pero espera... ¿Eso no es el sitio en el que si tocas algo te cargas el ordenador entero?

Eh… pues puede ser, para qué vamos a decir lo contrario. Pero si sigues al pie de la letra mis indicaciones no tendrás ningún problema. Así que no te metas en líos y no toques más allá de dónde te voy a decir.

Si os fijáis, en la columna de la izquierda del editor de registro hay una serie de menús desplegables. Debemos ir desplegando los menús para ir a una ruta concreta, pero va a ser una ruta diferente dependiendo de la versión de Office que estemos usando. Os doy las rutas de cada una de las últimas versiones.

Office 2003 – HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
Office 2007 – HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
Office 2010 – HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
Office 2013 – HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
Office 2016 y 1019 – HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST

Creo que te has colado. En la última línea pones que la ruta del registro para dos versiones de office diferentes es la misma.

Pues sí. Es que es la misma. Esas dos versiones de Office son básicamente la misma versión pero maquillada, así que la ruta en el registro es la misma en las dos.

Muy bien... pero es que la última carpeta, esa que se llama "PST" yo no la tengo. 

Efectivamente. Es factible que no exista esa «carpeta». Si es así hay que crearla. Para crearla hay que hacer algo tan sencillo como pulsar con el botón derecho encima de «Outlook» y luego pulsar en «Nuevo» y «Clave».

Se creará en esa ruta una «Carpeta» llamada «Clave nueva #1». La pulsamos con el botón derecho del ratón y luego pulsamos en «Cambiar nombre».

Veremos que ahora podemos escribir encima del nombre, así que escribimos «PST», así, en mayúsculas.

Ahora ya podemos entrar en ese último elemento de la ruta. Nos encontraremos con que ahí dentro hay… digamos que hay una cosa que se llama «Predeterminado» (es un valor del registro). Eso no lo vamos a tocar.

Vamos ahora a pinchar con el botón derecho del ratón en algún sitio vacío en la zona derecha, por debajo de dónde está la línea de «Predeterminado». Nos saldrá un pequeño menú desplegable con una única opción llamada «Nuevo». Pulsamos en ella y seleccionamos «Valor de DWORD (32 bits)».

Nos aparecerá ese nuevo valor justo debajo del valor que ya había y vemos que se nos invita a cambiarle el nombre.

Lo vamos a renombrar como «WarnLargeFileSize». Si habéis pulsado fuera del nombre, podéis renombrarlo de nuevo pulsándole con el botón derecho y luego pulsando en «Cambiar nombre».

Perfecto. Ya tenemos el valor creado. Ahora tenemos que darle el parámetro correcto. Hacemos doble click en el valor que hemos creado y en la pequeña ventana que se abre, en «información del valor», escribimos «f3cf3cf2», marcamos la opción «Hexadecimal» y pulsamos en «Aceptar».

Muy bien. Ahora debemos hacer exactamente lo mismo para otro valor nuevo. Creamos en el mismo sitio un nuevo valor DWORD de 32 bits, pero en este caso se va a llamar «MaxLargeFileSize» y va a tener el valor hexadecimal «ffffffff» (8 letras «f» seguidas). Debería quedarnos todo de una forma similar a ésta.

Y listo. Ya podemos cerrar el editor de registro y abrir Microsoft Outlook.

Vale. Lo abro. ¿Y ahora?

Pues ahora ya está. No hay nada más que hacer. Simplemente este cambio hará que puedas manejar archivos PST’s tan grandes que te será complicado encontrar un disco duro lo suficientemente mastodóntico como para almacenarlos.

Espera... espera... pero entonces... ¡Esto es la solución que buscaba! ¿Por qué no has empezado por aquí, alma de Dios?

Pues porque este método es una chapuza. Vale… vas a poder hacer crecer muchísimo el archivo PST, pero… ¿Y el rendimiento del equipo? ¿Y el de las búsquedas? Te parece normal que parar encontrar un correo, Outlook tenga que buscar entre un archivo de… pongamos… 120 gigas? ¿Crees que eso puede ser eficiente?

Hombre... visto así. 

Es que si haces este método, lo más probable es que tarde o temprano acabes encontrando algún problema. Posiblemente lo primero sea que el rendimiento de Outlook se reduzca notablemente. Pero ya verás qué gracia te va a hacer como outlook se cuelgue por cualquier motivo (que a veces pasa) y te diga que va a tener que escanear el PST por si tiene problemas, y te haga esperar al escaneo de un PST de 120 gigas. Escanear uno de 40 gigas es una eternidad. Imagínate si lo dejas crecer más allá del tamaño predeterminado. Puedes tardar horas con el correo colgado.

¡Vale, vale! Mira que eres cansino. ¡Virgencita del abrigo de pana, qué tío más pesao!

No lo sabes bien. Pero mejor que opinen nuestros lectores. ¿Cuál de los dos métodos habéis escogido? ¿Os ha parecido complicado? Estaré encantado de leer vuestros comentarios.