Correo empresarial en el móvil: el método de las dos cuentas.

No es la primera vez que me topo con el mismo problema. Una persona tiene una cuenta de correo electrónico de empresa. La cuenta se la configuran para coger el correo en el ordenador mediante Pop3. El hosting es compartido y tiene un almacenamiento limitado, por lo que la cuenta es de pequeño tamaño, aunque suficiente para usarla a través de su ordenador (Cada vez que se coge el correo, se vacía la cuenta en el servidor y se almacena el correo en el ordenador).

El problema comienza cuando esta persona quiere acceder a su correo también desde el móvil… y aquí tenemos un problema gordo. Si configuramos el correo en el móvil mediante Pop3, ese correo no va a descargarse en el ordenador (porque se descargará en el móvil y se eliminará en el ordenador). Si lo configuramos mediante imap en el móvil, el correo se visualizará correctamente en el teléfono, pero cuando quiera acceder a él desde el ordenador, el correo desaparecerá de forma automática del móvil (porque se ha eliminado del servidor y el móvil no tenía copia del correo). Si lo configuramos para recoger el correo mediante imap tanto en el ordenador como en el móvil, la cuenta del servidor se satura rápidamente debido al poco tamaño de la cuenta. Estas situaciones son un problema importante a resolver.

Podemos situarnos también en el caso de un trabajador que realiza su labor íntegramente en movilidad. Todo el correo que recibe, lo revisa a través de su móvil, por lo que está obligado a recoger todo el correo por imap. El correo nunca se borra del servidor y su carpeta de correo no para de crecer. Parece un escenario sencillo cuando se tratan de cuentas de «gmail» o similares, pero no lo es tanto cuando son cuentas albergadas en un hosting con espacio limitado, ya que el coste por Gigabyte para algunas empresas puede ser un problema.

¿Cómo podemos resolver estos problemas? Podemos enfocar la solución por varias vías:

• Podríamos plantear solucionar el problema en la raíz. Sin necesidad de cambiar el hosting de la web de la empresa, podríamos redirigir el correo (sólo el correo) hacia un hosting especializado en correo electrónico que proporcione un almacenamiento de gran tamaño para nuestras cuentas. Una excelente opción si optamos por esta vía es mailbor, ya que además de resolver el problema del almacenamiento nos ofrece un novedoso sistema de búsqueda y seguimiento de correos e incluso de mensajería interna. Además ésta es una empresa gallega, por lo que nuestros datos no andarán disperdigados por el mundo (y lo que es más importante, no van a comerciar con nuestros datos). Pero para optar por esta vía, nuestra empresa tiene que decidir migrar todas las cuentas del dominio de la empresa (no podemos migrar únicamente una cuenta de correo del dominio) y además nos va a suponer un coste adicional cada mes (que es planteable porque resuelve muchos problemas, pero en todo caso no es despreciable). Que conste que considero que esta es la mejor opción, pero no siempre es factible ni todas las empresas están por la labor de gastarse dinero en un almacenamiento de correo a mayores del hosting de ya están pagando por su web.
• Podemos plantearnos algo similar pero «hecho en casa», es decir, montar un servidor de correo en la empresa para tener cuentas de tamaño ilimitado (o más bien limitadas por el tamaño de los discos duros que tenga nuestro servidor). Hay software libre que te permite crear un servidor de correo gratis y de forma muy sencilla (como mail-in-a-box o mailcow), por lo que básicamente el coste es el de la compra y mantenimiento del equipo que vayamos a usar (sin olvidarse que un servidor de correo que quiera enviar y recibir correos, debe funcionar sobre una IP fija, por lo que el coste de esta línea «especial» hay que añadirlo también). Es una buena solución, pero el problema son las restricciones que están poniendo últimamente los grandes servidores de correo (gmail, outlook, gmx o yahoo). Cada vez es más difícil enviarles correos desde servidores propios debido a las políticas restrictivas que tienen para parar el SPAM. Incluso algunos hostings acostumbrados a lidiar con estos problemas a veces se ven metidos en listas negras de SPAM sin comerlo ni beberlo. Es una opción interesante, pero el trabajo y los conocimientos técnicos de montar el servidor son a veces menores que el trabajo necesario para mantenerlo (el correo saliente y no meternos en listas negras es el gran problema de esta opción).
• Y tenemos una tercera vía para los que no se quieran gastar ni un duro: el método de las dos cuentas, que es lo que vamos a explicar en este artículo. Básicamente se trata de reenviar una copia de todo nuestro correo (entrante y saliente) a una cuenta auxiliar, operando en el ordenador con la cuenta de nuestro hosting de siempre y en el móvil con la cuenta auxiliar. Lo ideal es que esta segunda cuenta sea de un servidor de correo propio, que podría ir montado sobre ip variable porque no va a tener que enviar correos, pero podemos montar este sistema con cuentas gratuítas como las de gmail (y de hecho vamos a centrarnos en este supuesto). En todo caso la cuenta auxiliar es una cuenta que no la va a conocer nadie más que nosotros (nuestros remitentes y destinatarios no la conocerán nunca y sólo la usaremos internamente).

1) Ventajas e inconvenientes de este método

Las ventajas son claras. Cualquier correo que nos entre en la cuenta principal vamos a poder recibirlo en cualquiera de los dos dispositivos sin ningún problema. Además, el correo que enviemos desde el ordenador también lo podremos consultar desde el móvil. Tendremos el problema de la movilidad resuelto.

¿Inconvenientes? Pues que el sistema no es completamente perfecto. Yo veo tres inconvenientes no demasiado importantes si se tiene cuidado, pero hay que conocerlos.

1. Si enviamos un correo desde el móvil, no podremos verlo en la carpeta de «elementos enviados» del ordenador. Sólo podremos verlo desde el móvil.
2. El correo que hayamos leído en nuestro ordenador no aparecerá como leído en el móvil, y el leído en el móvil no aparecerá como leído en el ordenador. Estarán los correos en ambos dispositivos, pero no se sincronizarán las marcas de lectura.
3. Tenemos que tener cuidado si se nos satura la cuenta de correo principal (la de nuestro hosting), porque podríamos tener un bucle de correos. Imaginaos. Os mandan un correo, pero la cuenta de vuestro hosting está completamente llena (porque lleváis sin mirarla un mes entero, peazo vagos). Entonces nuestro hosting nos envía una copia de ese correo al móvil y le indica al servidor que nos ha enviado el mensaje que no ha podido recibirse el correo y que vuelva a intentar la entrega más tarde. A la hora, el servidor del remitente vuelve a intentar el envío del mensaje con el mismo resultado…. así hasta que se entregue el mensaje. He visto mensajes duplicados 40 veces por culpa de este tema, así que cuidado con saturar la cuenta principal.

En todo caso, respecto al problema inicial (usar sólo la cuenta de nuestro proveedor) las ventajas son superiores a los inconvenientes. Sólo hay que tener cuidado de coger habitualmente el correo en el ordenador (Algo que seguro ya hacíais anteriormente). No es la solución idónea (que ya os dije que para mi la mejor solución es usar un almacenamiento como el que ofrece mailbor, algo que tenga el espacio que necesitamos y en el que no haya que hacer «ñapas»), pero al menos con este método tendremos más funcionalidades que si no hacemos nada, y… ¡¡oye!! ¡¡Es gratis!!

2) Primer escenario: Cuenta POP a la que queremos acceder también desde el móvil

Para solucionarlo vamos a necesitar lo siguiente:

• Una cuenta de correo de empresa que nos proporciona nuestro hosting (de pequeño tamaño y con la que podamos recoger el correo mediante Pop3 y enviarlo mediante imap). Vamos a utilizar como ejemplo la siguiente cuenta: cuentainventada@flopy.es (por cierto… como su nombre indica, esta cuenta sólo la voy a usar para apoyar este tutorial y luego la voy a dar de baja, así que cualquier intento de enviarme correo por esa vía es en vano). De aquí en adelante la llamaremos «Cuenta principal».
• Una cuenta de correo externa (vamos a llamala cuenta auxiliar). El caso ideal es una cuenta en un servidor de correo propio, para tener almacenamiento ilimitado, dado que con este método nunca vamos a enviar correo desde esta cuenta (sólo la usaremos para recibir correo) y nos da igual que este correo no sea capaz de enviar mensajes. En todo caso también se podría usar una cuenta gratuíta de gmail o similar. En este ejemplo vamos a usar una cuenta de Gmail llamada fstmovilidad@gmail.com (también dejaré de usar esta cuenta una vez que se acabe este tutorial, así que si alguien envía algo a esa cuenta, que sepa que nunca será atendido). Recordad que en adelante a esta cuenta la llamaré cuenta auxiliar.

2.1) Reenviar todo el correo entrante

El escenario ideal es que vuestro hosting os permita reenviar el correo entrante directamente desde el panel de control de las cuentas (dónde se crean). Por ejemplo, en ISPConfig podemos reenviar todo el correo entrante y saliente a la cuenta auxiliar desde «Buzón de correo» –> «Buzón» –> «Enviar copia a» y «Enviar copia saliente a».

Sin embargo no todos los paneles de control de los hosting permiten esto. Si ocurre esto en el tuyo lo mejor es acceder a la cuenta de correo de empresa mediante webmail y buscar las opciones de configuración. Tendréis que preguntarle a vuestro hosting cómo acceder al interfaz de correo, y éste puede variar entre un proveedor y otro, aunque es muy habitual «roundcube», así que vamos a ver cómo hacerlo con este interfaz. Tendréis que buscar las opciones para realizar los pasos si vuestro interfaz es diferente.

Siguiendo el ejemplo que hemos puesto, voy a entrar en la configuración de «cuentainventada@flopy.es», pero vosotros debéis entrar en la configuración de vuestra cuenta de correo principal.

Dentro de la configuración nos vamos al apartado filtros y debemos crear un filtro nuevo pulsando el botón «+» en la columna «filtros».

Ahora debemos poner un nombre al nuevo filtro (Intentad que sea sólo una palabra. He tenido problemas con algún correo de este tipo por separar con espacios varias palabras o poner caracteres especiales). Marcamos «todos los mensajes» para que esto se aplique a todos los mensajes que entren en el buzón. Y por último en «Ejecutar las siguientes acciones» desplegamos el cuadro hasta que aparezca «Enviar copia del mensaje a» y ponemos la dirección de la cuenta auxiliar (en el ejemplo es fstmovilidad@gmail.com, pero deberíais poner la cuenta auxiliar que habéis creado vosotros).

Con esto tenemos garantizado que todos los mensajes que nos entren en la bandeja de entrada de nuestra cuenta principal acaben también en la bandeja de entrada del correo auxiliar. Como nadie conocerá la dirección de la cuenta auxiliar no tenemos la necesidad de reenviar el correo de la cuenta auxiliar a la principal, con lo que este problema queda resuelto.

2.2) Reenviar el correo saliente del ordenador al móvil.

Esto es un poco más complicado que enviar el correo entrante, ya que «roundcube» no lo permite directamente. En algunos hostings se nos da la oportunidad de reenviarlo directamente desde el servidor, y si es así, ésta es la opción ideal. Por ejemplo, el Panel ISPConfig (del que dispone por ejemplo www.auriasistemas.com) sí que dispone de esta opción en su panel de control. Podéis verla en esta captura, en el apartado «Enviar correo saliente a».

Si no disponemos de esta opción, o bien descartamos el correo saliente en el móvil (al menos tenemos el entrante) o configuramos el cliente de correo para que cada vez que enviemos un correo se envíe una copia a nuestra cuenta auxiliar. ¿Algún problema? Pues uno gordo, y es que outlook nos permite automatizar el envío de una copia del mensaje saliente a cualquier dirección de correo, pero como copia normal, no como copia oculta.

Podríamos resolverlo creando una plantilla de correo en la que siempre se enviara el correo como copia oculta, pero eso sólo nos serviría para los mensajes nuevos, no para las respuestas, por lo que la única opción viable es crear una regla de mensaje que haga que cada vez que enviemos un correo, se reenvíe una copia (sin ser copia oculta) a nuestra cuenta auxiliar.

Por tanto, el destinatario va a saber que estamos enviando el correo también a nuestra cuenta (que deja de ser «secreta»). Hay algún complemento para outlook que permite solventar este problema, como el Add-ins Collection de Ablebits, pero es de pago y muy caro (actualmente 45 eurazos). Así que toca decidir si nos compensa o no pagar ese precio para que los destinatarios no vean que enviamos siempre una copia a un correo externo. En todo caso os digo cómo tendríais que configurar Outlook para que cada vez que enviemos un correo, una copia acabe en nuestro correo del móvil, aún a costa de figurar en el campo «CC» del correo (Recordad que no es necesario configurar esto si ya os lo hace vuestro hosting).

En la cinta de opciones de Outlook, debéis desplegar la opción «Reglas» y pulsar sobre «Administrar reglas y alertas».

Una vez dentro del administrador de reglas, pulsamos en «Nueva Regla».

De las opciones que se nos muestran, hay que elegir la última, que dice «Aplicar regla a los mensajes que envíe».

Ahora se nos despliega el asistente para reglas. El primer paso lo dejamos en blanco y pulsamos en «siguiente» (para que se aplique la regla a todos los mensajes salientes».

Ahora nos sale una advertencia acerca de que la regla que programemos se aplicará a todos los mensajes que se envíen. Es correcto, así que pulsamos en «Sí».

En el siguiente paso seleccionamos la penúltima opción («Enviar una copia del mensaje a personas o grupo público»). En la zona inferior de la ventana vamos a pulsar en el vínculo que pone «personas o grupo público».

En la siguiente ventana, ponemos la cuenta auxiliar (fstmovilidad@gmail.com) y pulsamos el botón «Aceptar».

Con este cambio, el paso 2 debería quedar tal que así. Lo comprobamos y pulsamos en «siguiente».

Una vez hecho esto, nos pregunta si va a haber excepciones en la regla. Dejamos todos los recuadros en blanco y pulsamos en «Siguiente».

Con esto ya hemos finalizado de configurar la regla. Sólo nos falta ponerle un nombre y pulsar en «Finalizar».

Vale… ahora todo lo que enviamos, se reenviará a nuestra cuenta auxiliar (ya sea mediante el reenvío configurado desde el panel de control del correo o reenviándolo desde una regla de outlook), pero tenemos aún un problema. En la bandeja de entrada de nuestro móvil nos están entrando tanto los mensajes que nos envían a la cuenta principal como los que enviamos nosotros. Tenemos que hacer una regla en la cuenta auxiliar para mover los mensajes enviados a la carpeta de elementos enviados. Así que entremos en el panel de control de la cuenta auxiliar. Sería idóneo que esta cuenta estuviera en un servidor de correo propio (en mail-in-a-box o mailcow), pero como se trata de una cuenta de google nos vamos a la parte superior derecha de la web de gmail y pulsamos sobre el icono de la rueda dentada. En el desplegable que aparece pulsamos sobre «configuración».

En «Filtros y direcciones bloqueadas», creamos un nuevo filtro.

Ahora, como queremos que nos mueva los correos que proceden de nuestra propia cuenta, en el campo «De» vamos a poner la direción de nuestra cuenta principal (Que en este caso era «cuentainventada@flopy.es», pero debéis poner vuestra propia cuenta de correo. Luego, pulsamos en el botón «Crear filtro»

El filtro va a hacer tres cosas: primero hay que decirle que el mensaje que cumpla esos criterios no quede en la bandeja de entrada (marcamos «Saltar recibidos»). También vamos a marcar el mensaje como leído (porque es un correo que hemos creado nosotros) y luego aplicarle la etiqueta «Enviados desde el ordenador». De esa forma se almacenará en una ubicación distinta a la carpeta de entrada y podremos acceder a él desde el móvil.

Con esto quedara la cuenta correctamente configurada y podremos recibir los mensajes de nuestra cuenta pop en el móvil. ¡¡¡POR FIN!!!

2.3) Enviar correo en movilidad con nuestro mail de empresa.

En este momento podemos consultar en la cuenta auxiliar todos los mensajes del correo del trabajo que recibimos y enviamos, y además están separados en dos carpetas diferentes. Pero ¿Y si quiero escribir un correo desde el móvil? ¿No saldrá por la cuenta de gmail fastidiándonos todo el invento? Pues no necesariamente.

Antes de configurar el correo en el móvil debemos hacer unos ajustes en nuestra cuenta de gmail. Google, en lugar de seguir los estándares de la industria, últimamente está haciendo «cosas raras» con el correo, de forma que si intentas configurar una de sus cuentas de correo siguiendo los estándares (IMAP y SMTP) el correo no fuciona, salvo que hagas lo que vamos a indicaros en este correo.

Para desbloquear la recepción de correo por IMAP debemos primero entrar en la configuración de gmail (Donde entramos antes para configurar la regla de correo) e ir a la pestaña «Reenvío y correo POP/IMAP». Ahí dentro hay que habilitar el «POP para todos los mensajes» y el «IMAP».

Ahora debemos ir a la inicial de nuestro nombre para revisar las opciones de la cuenta de Google. Nos vamos a «Cuenta de Google».

En la pantalla que nos sale, nos vamos a «Seguridad».

Ahora buscamos en la parte inferior de la página el apartado «Acceso de aplicaciones poco seguras». Pulsamos en «Activar acceso».

Y por último activamos la casilla «permitir el acceso de aplicaciones poco seguras».

¿Estamos con esto que estamos haciendo exponiendo nuestra cuenta de google a un problema de seguridad? A ver… yo soy un paranoico de la seguridad y os digo tajantemente que no. Estamos adaptando la cuenta de Google a los estándares habituales de internet. Digamos… que google nos quiere meter miedo en el cuerpo para hacer login en sus servicios (muy al estilo de facebook), pero esto que estamos haciendo es seguro.

Vale. Ahora para poder enviar correos desde el móvil por medio de la cuenta de nuestro trabajo necesitamos un cliente de correo en el móvil (un programa) que nos permita configurar de forma diferenciada el correo entrante y saliente. En Android podéis usar por ejemplo K9-Mail. En los dispositivos de Apple podéis usar el cliente de correo nativo (Mail) o Spark.

Vamos a ver cómo se configuraría una cuenta de este tipo en K9-Mail (la configuración del resto de clientes de correo es muy similar, no os preocupéis). En la primera pantalla se nos pide cuenta de correo y contraseña. Ponemos la cuenta de correo PRINCIPAL y la contraseña de la cuenta AUXILIAR. Sí… no me he equivocado. Cuenta principal y contraseña auxiliar.

Ahora nos van a preguntar qué tipo de cuenta vamos a usar. Escogemos IMAP.

En la siguiente pantalla tenemos que cubrir estos datos:

• Servidor IMAP: imap.gmail.com
• Tipo de seguridad: SSL/TLS
• Puerto: 993
• Usuario: Ponemos nuestra cuenta de correo auxiliar.
• Tipo de autenticación: Contraseña normal
• Contraseña: No la tocamos. Ya la pusimos en el paso anterior.

El resto de campos los dejamos tal cual están y pulsamos en siguiente.

Ahora vamos a poner los datos de nuestro servidor de la cuenta principal. Ponemos lo siguiente:

• Servidor SMTP: La dirección que corresponda
• Tipo de seguridad: La que corresponda. Normalmente Starttls
• Puerto: el que corresponda: Normalmente 587
• Usuario: El que corresponda. Normalmente es la cuenta de correo principal.
• Contraseña: La contraseña de la cuenta de correo principal.

En cuanto completemos los datos pulsamos en «siguiente».

Ahora sólo tenemos que poner unos pocos datos más:

• Frecuencia de comprobación: pondremos 30 minutos o una hora. no importa demasiado porque la cuenta de Gmail es push y nos llegarán los correos al momento. Si somos muy paranoicos podemos ponerla en 15 minutos.
• Marcamos «activar push para esta cuenta
• Y el resto de casillas las dejamos como están.

Ahora sólo debemos poner el nombre que le queremos dar a la cuenta y nuestro nombre y apellidos para identificarnos cuando enviemos correo.

Y listo. Con esto ya tenemos K9-Mail preparado para enviar y recibir correo.

2.4) Lo quiero todo: Enviando correo desde Gmail pero como si fuera enviado desde el correo de empresa.

Puede que nos interese operar desde la interfaz de gmail para poder gestionar el correo desde el ordenador que tenemos en casa, pero el tema es que cuando enviemos correo va a enviarse por la cuenta de gmail, por lo que si nos responden puede que la respuesta se dirija sólo a esta cuenta. Esto es fácilmente solucionable. Sólo tenemos que ir a la opción de «cuentas e importación».

Ahi vamosa ver una categoría que se llama «enviar como», y dentro de ella un enlace que dice «Añadir otra dirección de correo electrónico». Pulsamos ese enlace y se nos abrirá una ventana nueva tal que así.

Debemos poner nuestra dirección de correo principal y desmarcar la opción que nos pone «Tratarlo como un alias». Pulsamos en «Siguiente paso».

Ahora debemos poner el servidor SMTP de nuestra cuenta principal, el puerto por el que se conecta (normalmente el 587) el nombre de usuario de la cuenta principal (normalmente es la propia cuenta) y la contraseña. Acordaos también de marcar el tipo de seguridad que usa vuestra cuenta (normalmente TLS). Luego pulsamos en «Añadir cuenta».

Nos saldrá un mensaje como este. Hay que esperar a que nos llegue un mensaje a la cuenta principal y… ¡¡¡espera!!! ¡¡¡Si hemos conectado antes las dos cuentas!!! Podemos ir a la bandeja de entrada del propio gmail (ya no tenemos que abrir el correo principal) y ahí tendremos el mensaje con el código que tenemos que poner en ese campo. Sólo nos falta pulsar el botón de verificar.

Ahora en la zona de «Cuentas e importación» tendremos algo como esto.

A la derecha de la cuenta principal tenemos un enlace que nos dice «establecer como predeterminada». Lo pulsamos y con esto hemos acabado la configuración de Gmail. Ahora cualquier mensaje que escribamos o respondamos, lo haremos a través de la dirección de nuestra cuenta principal aunque estemos usando el interfaz de gmail.

3) Segundo escenario: Si sólo queremos una cuenta para alguien que mira el correo en movilidad.

Si necesitamos una cuenta de correo para alguien que únicamente mira el correo por el móvil (o que prefiere coger el correo por IMAP en lugar de POP), las cosas son muchííííísimo más sencillas. Vamos a suponer que son varias las personas que necesitan cuentas de este tipo. Para poder usarlas necesitaremos:

1. Una cuenta de correo de nuestro servidor principal que sólo vamos a usar para «logarnos» en el servidor de correo. Por tanto no necesita ser grande. Podemos crearla con un tamaño de… 1 MB. ¿Por qué? Porque esta cuenta no va a recibir correo (Y nadie va a saber que existe). Sólo la vamos a usar para enviar correo a nombre de otras cuentas, y por cierto… esta cuenta van a usarla como login para el correo saliente todos los empleados que tengan cuentas de este tipo. Vamos a llamarla «Cuenta login», y esta dirección no la sabrá nadie más que nosotros. En el ejemplo usaremos la cuenta «login@flopy.es».
2. Una cuenta configurada en nuestro servidor de correo de empresa como «Reenvío de correo» (No como correo normal. Sólo será un reenvío hacia otra cuenta). Crearemos tantos reenvíos como personas que necesiten cuentas para usar en movilidad. Vamos a llamarla «Cuenta reenviada». Esta será nuestra dirección de correo de empresa y en el ejemplo esta cuenta será «cuentainventada@flopy.es».
3. Una cuenta de Gmail para cada una de las personas que necesitan cuentas en movilidad. De nuevo vamos a llamarla «Cuenta auxiliar». Esta dirección también la usaremos internamente y nadie salvo nosotros conocerá su existencia. En el ejemplo, la cuenta será «fstmovilidad@gmail.com»

Lo que haremos es lo siguiente:

• A la hora de recibir correo, lo recibiremos primero en la cuenta reenviada, pero inmediatamente se reenvíara a la cuenta auxiliar. El correo nunca quedará almacenado en el servidor de empresa.
• A la hora de enviar correo, configuraremos tanto el cliente del móvil como el envío desde dentro de Gmail con el usuario de la cuenta login (la que tiene 1 mb de almacenamiento). Lo que conseguiremos con ello es logarnos en el servidor de correo de empresa con esa cuenta, pero estaremos enviando correos con la dirección de la cuenta reenviada. Así enviaremos el correo como si el reenvío fuera una cuenta normal y sin gastar espacio en nuestro servidor.
• Como no hay más cuentas implicadas, aquí ya no vamos a tener la problemática de que si el correo saliente lo tenemos en el móvil o no lo tenemos ni tendremos la preocupación de si la cuenta principal se satura de correos. Sólo hay una cuenta por la que preocuparse (la auxiliar) y como tiene mucha capacidad ni siquiera debería preocuparnos demasiado.

3.1) Creamos el reenvío de correo.

Antes de nada vamos a crear la cuenta reenviada, de tal forma que todo lo que llegue a esa dirección (en este caso «cuentainventada@flopy.es») se reenvíe a la cuenta auxiliar (usaremos como ejemplo de nuevo «fstmovilidad@gmail.com»). Si podemos activar en el servidor opciones para no recibir spam (lista gris) mejor que mejor.

Aunque os parezca raro esto ya está. Como veis, ahora todo es más sencillo.

3.2) Creamos la «cuenta Login».

Vamos a crear la cuenta login como una cuenta normal y corriente, sólo que con unas cuantas peculiaridades. Yo le voy a llamar «login@flopy.es». La cuota va a ser un sólo mega. En este caso no necesitamos configurarle reenvios de ningún tipo, pero en el caso de que nuestro hosting nos permita quitar las opciones de recepción de correo, vamos a quitárselas (porque sólo nos interesa que funcione el SMTP). En nuestro ejemplo vamos a crear entonces un buzón nuevo con el nombre «Cuenta Login». El correo será login@flopy.es, en la cuota ponemos «1» para que sea sólo un mega, habilitamos lista gris y desabilitamos IMAP y POP3.

Y no tenemos más que configurar. Con que la cuenta esté creada nos llega.

3.3) Configuramos la cuenta auxiliar.

Ahora mismo si enviamos un correo a nuestra dirección principal, va a acabar directamente en nuestra cuenta auxiliar, por lo que poco tenemos que configurar. De hecho, para la cuenta auxiliar no nos va a hacer falta configurar absolutamente nada acerca del correo saliente, ya que cualquier correo que enviemos va a almacenarse en la carpeta de «elementos enviados». Así que nos ahorramos esta configuración.

Pero sí que debemos configurar el correo saliente para que salga con la dirección de nuestra cuenta reenviada. Recordad que ahora la dirección de la «cuenta reenviada» será nuestra dirección de correo de empresa.

Si lo que queremos es configurar nuestro móvil con K9-Mail, la configuración del correo de entrada es idéntica que en punto 2.3 del artículo. Debemos comenzar poniendo la cuenta con la que vamos a trabajar (cuenta reenviada).

En el servidor de coreo de entrada, debemos poner la cuenta auxiliar. Acordaos que si la cuenta auxiliar es de Gmail, antes debéis activarle el acceso a aplicaciones poco seguras y el acceso mediante IMAP. En el móvil debería quedarnos algo como esto.

A la hora de configurar el correo saliente, debemos acordarnos que la cuenta que hay que poner para enviar los mensajes ha de ser la cuenta login (en el ejemplo «login@flopy.es»). En nuestro ejemplo, la pantalla de configuración del correo saliente debería quedarnos algo así:

Con esto ya podríamos enviar y recibir correo sin problema alguno en el móvil.

¿Y en la web de Gmail? Pues simplemente tenemos que hacer como hicimos en el punto 2.4 del tutorial. Vamos a decirle a Gmail que envíe los correos a través de una cuenta externa, que esta vez será la cuenta auxiliar. En «configuración» – «Cuentas e importación» – «Añadir otra dirección de correo electrónico», tendremos que poner en la primera pantalla la dirección de la cuenta principal.

Y luego, cuando me pregunta por los datos para acceder al servidor SMPT, tendremos que agregar la dirección y la contraseña de la cuenta login para poder enviar correos.

Y de nuevo al igual que en el punto 2.4 del tutorial, no os olvidéis de poner esta cuenta como predeterminada para el envío de correos.

4) Conclusiones

Con todo esto que hemos explicado vais a poder acceder por fin a vuestro correo del trabajo desde el móvil. Tal vez alguien esté pensando en aplicarlo a alguna empresa con 30 empleados. Pues no todo es tan sencillo, ya que hay una piedra más en el camino. Si se usan cuentas de Google para todos los empleados, google acabará descubriendo que desde vuestro dominio se están enviando correos sin parar a las cuentas de Google, y acabará por considerar al dominio de vuestra empresa como spammer. Así que si alguien está pensando en aplicar esto para ofrecer cuentas de correo a mucha gente, lo ideal es tener un pequeño servidor gratuíto (podéis montarlo con mailcow o mail-in-a-box) para hacer funcionar todas las cuentas auxiliares y sortear este problema. Y por supuesto, tened siempre en mente que todo esto que os he explicado siempre es la segunda mejor opción. La primera pasa por usar un almacenamiento de correo de calidad. Mailbor es por ahora la opción que más me gusta en este sentido.