El mejor escaner de documentos muchas veces está en tu propio móvil.

No es la primera vez que me encuentro a compañeros de trabajo con problemas para escanear determinados documentos y pasarlos a PDF, bien porque lo que quieren escanear es más grande que la bandeja del escaner (como es el caso de tickets muy largos) o incluso porque en el momento en el que precisan hacer el escaneo no tienen un escaner a mano.

Eso me acaba de pasar a mi. En pleno confinamiento por el coronavirus se me estropeó el escaner y lo necesitaba para trabajar en remoto.

Hola Usuario Anónimo. Pues salvo que tu trabajo tenga que ver con artes gráficas y necesites una calidad extraordinaria en el escaneo, posiblemente ese problema se resuelva con lo que vamos a indicar en este artículo.

En este caso os lo voy a ejemplificar con un caso personal. Yo tengo la manía de escanear absolutamente todos los documentos que utilizo. Tengo escaneos de todas las facturas, tickets, notificaciones, solucitudes, etc… que han llegado a mis manos desde hace ya muchos años.

Eso sé cómo se llama. Se llama TOC (Transtorno Obsesivo Compulsivo)

No te pases. Simplemente es ser ordenado. Tengo muy mala memoria, así que haciendo esto me autoobligo a tener justificantes de todo lo que tramito o hago. Si algún día por cualquier motivo necesito saber qué día he hecho una determinada compra, cuánto me costó un artículo que compré hace tiempo, o necesito ver si he realizado un determinado trámite, podré ir a mis escaneos y buscando el documento podría resolver a esas preguntas sin temor a equivocarme.

Si quieres ser tan meticuloso, resultaría muy útil tener algún «hardware» que puedas llevar a cualquier lado para escanear los documentos que necesites in situ, sin necesidad de tener que llevar ese documento a casa y escanearlo con el escaner que tengas conectado al ordenador.

Además no hay que olvidar algunos de estos tickets que escaneo son demasiado largos para que quepan en mi escaner doméstico, así que aunque quisiera, no podría escanearlos de forma normal y corriente.

Vale… empiezo a seguirte. Tú lo que quieres es sacar una foto a los tickets con el móvil. Para decirnos eso no hace falta un artículo.

No se trata únicamente de sacar una foto a lo que necesitamos digitalizar. Efectivamente sacarle una foto al documento nos permitirá tener al menos un pequeño «justificante» de lo que hemos inmortalizado, pero un simple archivo de imagen no es lo idóneo para manejar documentos escaneados y te voy a enumerar algunos motivos:

• Si de lo que se trata es de escanear documentos, lo ideal sería usar el formato «.pdf» para todo lo que escaneemos. No nos va a servir un simple documento de imagen como el que nos puede sacar la cámara de fotos del móvil.
• Si el documento que necesitamos escanear tiene varias páginas, lo ideal es que estas páginas estén unidas en un mismo documento (no en varias fotos por separado).
• Si el documento tiene texto, lo ideal sería poder pasarle un «OCR» al documento (reconocimiento óptico de caracteres) para que podamos hacer búsquedas dentro del propio documento.
• Y por supuesto, ya sería la repera que el documento, nada más estar escaneado se subiera automáticamente a un almacenamiento en nube donde poner todos los documentos de este tipo juntos (o al menos se pudiera subir de forma sencilla).

¿Y tú no estás pidiendo mucho? Nada de eso lo va a hacer la aplicación de la cámara de fotos de mi móvil.

Efectivamente: si queremos que todo esto nos lo haga el móvil, no nos sirve sacar una simple foto del documento que nos interesa. Necesitamos instalar en el móvil algún programa específico que nos facilite las cosas. Veamos qué podemos instalar y cómo usar estos programas.

Para estos menesteres yo he llegado a usar dos programas diferentes, y cualquiera de ellos son perfectamente válidos para todo lo que estamos viendo. Son estos dos.

• JotNot Escáner Pro (aproximadamente 5,49€ en el momento de escribir el artículo)
• Scanner pro de Readdle (Sólo para iOS y iPadOS a aproximadamente 4,99€ en el momento de escribir este artículo).

Fijaos que hay versiones gratuítas de estos programas, que nos servirán si queremos probarlos antes de su compra definitiva, pero que no nos van a servir de mucho si vamos a darle un uso intensivo al programa.

Y de los dos ¿cuál me recomiendas usar?

Pues te voy a decir la verdad, y es que cualquiera de los dos son perfectamente válidos. Yo empecé a usar JotNot Escanner pero hubo un momento en que el Scanner Pro de Readdle estuvo gratuíto en la App Store de Apple y lo conseguí gratis. Como tenía que configurar cosas nuevas las configuré en ese programa, así que es el que uso en la actualidad y la verdad es que va muy bien. Pero en todo caso hay que ser realistas. Tanto uno como otro hacen lo mismo, así que cualquiera de los dos os van a servir. En este tutorial me centraré en el «Jot Not Pro Escanner» por una razón: de los dos, es el que es compatible con más dispositivos (Android e iOS), aunque el manejo de ambos es muy similar.

Jot Not Escáner Pro: Ejemplos de uso.

Tal y cómo os he dicho, una de las principales características de estos programas es la sincronización de los escaneos en la nube. Además ambos se adaptan a diferentes servicios en línea (Dropbox, OneDrive, WebDav…) por lo que no tendremos que abrir ninguna cuenta nueva en un servicio diferente a lo que ya usemos. Antes de ponernos a escanear nada vamos a configurar alguno de esos servicios en la nube, ya que luego nos será de utilidad para recuperar lo que escaneemos.

Para ello nos vamos a ir a los ajustes de la aplicación pulsando en la rueda dentada que tenéis en la barra de herramientas de la pantalla principal de la aplicación.

Dentro de los ajustes, vamos a buscar la categoría «Cargar», que es dónde podemos configurar la nube que deseemos. Si estáis usando algún servicio de software libre como Nextcloud, Owncloud o similares, podéis configurar que los escaneos se suban a este servicio pulsando la opción «WebDAV». Si se trata de algún servicio de un gran proveedor pulsaremos en «Servicios en la nube».

Dentro de «Servicios en la nube» podremos encontrar los servicios que les van a interesar a la gran mayoría de la gente, como Drobox, o Google Drive.

Simplemente tendremos que pulsar el servicio deseado y poner el usuario y contraseña de nuestra cuenta en ese servicio y definir en qué carpeta van a acabar los archivos que escaneemos. Esto es muy útil si por ejemplo necesitamos enviar contínuamente tickets de gastos u otros documentos a alguna persona en concreto de nuestro trabajo, porque según vayamos escaneando, podemos ir subiéndole los documentos directamente a su ordenador (podemos configurar para que se suban automáticamente nada más haberlos escaneado o que se suban a petición nuestra sólo determinados documentos).

Ahora que tenemos esto configurado vamos a realizar nuestro primer escaneo. Voy a suponer que estamos fuera de casa y tenemos que escanear este ticket cutre-salchichero para enviárselo a nuestra empresa y nos pague ese gasto.

Ya veo. No podías escoger uno más arrugado ¿Verdad?

Precisamente es lo que me interesa: coger uno que no esté en las mejores condiciones, para que veáis que es posible hacer todo lo que queramos con él. Vamos a coger nuestro escaner de bolsillo y en la primera pantalla pulsamos en «Digitalizar».

Perfecto. Ahora podremos ver lo que recoge la cámara a través de la aplicación, aunque si le ponemos delante un papel como el que queremos escanear podremos ver que detecta automáticamente los márgenes del papel. O bueno… más o menos. Evidentemente lo hará mejor con buenas condiciones de iluminación. En todo caso en cuanto lo tengamos encuadrado pulsamos el botón redondo de la parte inferior.

Y ¡¡Voila!! Tenemos una foto de nuestro ticket que después procesaremos.

Uno de los problemas que podemos tener es que el programa no nos detecte perfectamente los márgenes del documento que estamos escaneando. No os preocupéis. Podemos pulsar el botón «Atrás» para volver al paso anterior y seleccionar manualmente los márgenes correctos.

Una vez que tenemos el resultado deseado podemos aplicar filtros a la imagen para ajustar niveles de brillo y podemos ir añadiendo más páginas en el botón «+ Página»

Cuando esté todo listo, simplemente pulsamos el botón «Guardar» y ya tendremos el documento PDF preparado.

Ahora lo único que debemos hacer es sacar el documento de nuestro teléfono, y para ello tenemos varias opciones. En la misma pantalla en la que estamos podemos pulsar el botón cuadrado con una flecha apuntando hacia arriba que hay en la parte inferior derecha.

Esto nos desplegará un menú que nos permitirá enviar el documento por correo electrónico o a la nube que hemos configurado al principio del artículo. Si escogemos esa última opción, en el ordenador simplemente tendríamos que acceder a la carpeta que tengamos sincronizada con esa nube y recoger el archivo escaneado.

Pero hay otra forma también muy cómoda de recoger nuestros escaneos. En la ventana principal del programa podemos activar la opción para sacar los documentos accediendo al dispositivo a través de nuestra red wifi gracias a un navegador. Es el botón con el símbolo de WiFi que hay en la zona inferior derecha de la pantalla.

Esta opción nos creará una dirección a la que accederemos con un navegador web desde cualquier ordenador conectado a la misma red wifi que nuestro teléfono (imprescindible tener el ordenador y el teléfono conectados a la misma red WiFi). En nuestro teléfono tendremos algo similar a esto.

Y si accedemos con el navegador de nuestro ordenador a esa dirección, tendremos una página similar a esta.

Simplemente pulsaríamos en el pdf del escaneo que nos interesa y ya lo tendríamos descargado en nuestro ordenador.

Como podréis suponer, este método es muy útil para escanear montones de tickets pequeños (que suelen ser bastante engorrosos de escanear), y por supuesto nos da la oportunidad de escanear hojas grandes en sitios en los que no disponemos de un escáner de verdad (por ejemplo, mientras realizamos alguna gestión en la calle). Poder tratar la imagen de esta forma nos dará muchísimas má opciones que sacarle una simple foto a un papel.

Y vosotros ¿Habéis usado alguna vez algún software similar para escanear desde el móvil? ¿Conocéis algún otro programa similar que os resulte más útil que los que he recomendado?