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En el mercado existe una gran variedad de gestores documentales, pero la mayoría son tremendamente caros y muchos de ellos requieren además estar alojados en servidores ajenos.

Uy, sí. Recuerdo que no hace mucho miramos de implementar en mi empresa Docuware, que tiene una pinta estupenda. Pero si queríamos instalarlo localmente en nuestros servidores el importe era prohibitivo. Si lo que queríamos era usarlo en servidores ajenos era más barato pero con un coste mes a mes por usuario elevado (aunque más barato a priori), pero siempre dependiendo de servidores ajenos, así que si dejábamos de pagar, adiós a todo lo que habíamos organizado.

Efectivamente Usuario Anónimo. Docuware (de Ricoh), es uno de los mejores gestores documentales que he tenido la oportunidad de revisar e incluso en mi empresa lo estuvimos valorando muy seriamente. No puedo decir más que cosas buenas de la calidad de este gestor documental. Pero el gran problema de este software son los costes. El licenciamiento es enormemente caro para empresas pequeñas, e incluso una empresa mediana tiene que analizar con calma si le compensa tal desembolso.

Pero por desgracia no es el único gestor documental que adolece de este problema. Therefore de Canon también es una excelente alternativa, pero tiene unos precios muy similares, con lo que deja de ser accesible para empresas pequeñas. Al final resulta complicado encontrar un gestor documental de calidad que tenga además unos costes asumibles para una PYME, y aún menos para un usuario particular.

¿Cómo que para un usuario doméstico? Nadie en sus cabales se gastaría una fortuna para tener un gestor documental en su casa.

Olvídate de precios. Si tuvieras la oportunidad de tenerlo sin costes ¿A que no estaría nada mal disfrutar de un gestor documental propio en casa? Y por supuesto ¿A que también estaría bien disponer de uno en nuestra pequeña empresa a coste cero?

A ver, tío: Tú es que lo quieres todo. Evidentemente si el software es bueno tiene que tener un precio. Los programadores tienen que comer, tienen vicios oscuros que deben pagar e incluso a veces tienen familia y mascotas que mantener y... Bueno... pareja e hijos no creo, que al fin y al cabo son informáticos y se pasan la vida pegados a la pantalla, pero...

¡Para, para! Estás pensando fuera del recipiente. Veo que te estás olvidando que la comunidad de software libre está creando continuamente software de calidad, y que además gran parte de ese software es gratuíto. Dado que con todos los tutoriales previos que hemos hecho ya somos unos auténticos expertos en instalar aplicaciones mediante Docker, una opción muy potente e interesante es usar Docker Compose para realizar una instalación de Paperless-ngx en un pequeño servidor.

Paperless-ngx es un software de código abierto enfocado a la gestión y organización de documentos digitales. Permite a los usuarios escanear, almacenar, buscar y etiquetar documentos de forma sencilla y eficiente, eliminando la necesidad de guardar toda esa documentación en papel y facilitando la administración de documentos en formato digital. Tiene un sistema que lee el contenido de los documentos que vas subiendo (OCR) e indexa todo aquello que ha leído. Además puedes etiquetar los documentos que vas subiendo, de forma que hacer búsquedas a posteriori (tanto por contenido como por etiquetas) resulta muy sencillo.

¡Ostras Pedrín! Entonces ¿Existe un gestor documental potente completamente libre? Primera noticia que tengo. Oye, por cierto, ahora que hablas de Docker. ¿Tú no estabas haciendo tutoriales de cómo instalar cosas con docker en Raspberrys? ¿Esto lo puedo instalar en la mía?

Efectivamente. Podemos realizar la instalación de Paperless-ngx sin ningún tipo de problema en una Raspberry siguiendo las instrucciones que vamos a dar en este artículo (siempre que tenga más de 2 GB de RAM). Aunque voy a matizar lo que te acabo de decir: sin ningún tipo de problema más allá del rendimiento y del consumo de recursos que supone esta instalación.

Entonces ¿Por qué este no es el artículo número 20 de esa serie de artículos?

Tengo mis motivos. Deja que te explique: este docker, completamente vacío, instalado en mi raspberry me ocupa 1 GB de ram. Además, a pesar de que una vez instalado funciona correctamente y sin problemas, la instalación sobre una raspberry es bastante más lenta que los dockers que hemos visto hasta ahora.

Es por ese motivo por el que no voy a incluir este artículo entre los tutoriales de Raspberry. Podemos instalarlo sin problema en una (de hecho mientras elaboro el tutorial voy a ir instalándolo en una Raspberry Pi 4 para no olvidarme de ningún paso), pero estoy en la obligación de advertiros: por un lado el consumo de recursos en una Raspberry es elevado, así que valorad vosotros mismos si queréis instalarlo en la vuestra. Por otro lado no creo que haya demasiados usuarios domésticos interesados en esta instalación, así que por eso voy a separar este artículo del resto y lo voy a enfocar hacia instalaciones empresariales.

En todo caso, si tenéis dudas yo os diría que hagáis la prueba y lo instaléis en vuestra raspberry. Las instrucciones para realizar una instalación de Paperless-ngx en Raspberry son las mismas que para instalarlo en un PC o servidor X64, así que este tutorial os servirá perfectamente. En el peor de los casos, si no os convence, elimináis el contenedor de la raspberry y aquí no ha pasado nada (ya sabéis que eliminar contenedores es muy sencillo y no dejan rastro ni consecuencias en otras instalaciones).

A ver... para centrarme. ¿Entonces crees que es mejor este sistema de gestión documental que cualquier otro de pago?

No estoy diciendo eso. Lo que te digo es que muchas veces nos tiramos hacia el software propietario y de pago cuando realmente hay soluciones libres grautítas que nos sirven para lo que queremos. No voy a discutir que haya mejores gestores documentales, pero este es muy potente (posiblemente mucho más de lo que te puedas imaginar ahora mismo). Cuando subes un archivo PDF escaneado te hace un OCR del contenido y luego te permite efectuar búsquedas entre todos los documentos subidos por el contenido de los mismos, además de poder etiquetar cada documento y hacer mil cosas a mayores. Además es libre, no le estamos dando nuestros documentos a servidores ajenos y, oye…