En entornos empresariales para la gestión de correos electrónicos Microsoft Outlook (que es un programa incluído en el paquete «Office«) es el rey indiscutible. En mi experiencia profesional he tenido que lidiar en muchas oficinas y me costaría acordarme de alguna en la que no se usase Outlook activamente.
Sí, ya... lo que quieras. Pero desde hace una semana trabajar con Outlook se ha vuelto una tortura para mi. Va lentísimo y me cuesta hacer cualquier cosa con él. Creo que este ordenador ya no da para más, así que voy a ir pensando en comprar otro y...
No te apresures con soluciones drásticas, Usuario Anónimo, porque al final seguirás teniendo el mismo problema. Eso que te está pasando lo he visto infinidad de veces y cada vez lo veo con más frecuencia, tanto en mi empresa como en muchas otras.
No voy a decir que Outlook sea un mal gestor de correo electrónico para un ordenador (para un móvil es otro cantar). Sin embargo me cuesta entender cómo un programa enfocado al 100% a entornos empresariales aún sigue teniendo este tipo de errores de concepto.
Y no te vayas a creer que el problema es el uso que le das a tu correo electrónico o que tu ordenador está anticuado. El problema es una simple restricción arbitraria de Microsoft que impide tener grandes volúmenes de correo almacenados. Veamos primero cuál es el problema de raíz para luego poder plantearnos soluciones.
1. El culpable: un archivo PST con obesidad mórbida.
El correo que recogemos y enviamos mediante Microsoft Outlook se almacena en nuestro ordenador en un archivo con extensión PST. Es en ese archivo dónde están todas las carpetas de nuestro correo como «Bandeja de entrada» o «Elementos enviados». También ese archivo se guardan otras cosas como las entradas en el calendario o la agenda de contactos.
Os voy a hablar en esta ocasión de un error de Microsoft Excel que he visto muchas veces en mi trabajo. No es la primera vez que algún compañero me comenta que una hoja de excel con la que suele trabajar se ha vuelto intratable, que funciona lento y que hace incluso que el excel se cuelgue y haya que reiniciarlo a lo bruto desde el administrador de tareas. Cuando esto ocurre, algo tan habitual como desplazarse a una determinada celda y escribir un dato en ella se vuelve algo tedioso y extremadamente lento.
A mi me ha pasado, pero juro solemnemente que no le he hecho absolutamente nada para que se comporte así. Esto ocurrió sólo.
Esa precisamente es la actitud de la mayoría de la gente que tiene este problema, Usuario Anónimo. Siempre sucede «por arte de magia», pero la verdad es que esto suele estar ocasionado por una costumbre que casi todos tenemos cuando estamos trabajando con cualquier tipo de archivo: Copiar y pegar como si no hubiera un mañana.
¿Cómo que...? ¿No me estarás diciendo que no puedo copiar y pegar cosas en un documento de excel? Esa es una funcionalidad básica para mi.
No, no se trata de eso, y me hace gracia que me digas precisamente eso porque esta también es la actitud que me he encontrado al intentar explicar el problema a algunos compañeros. Pero mira… estas cosas se ven mejor con un ejemplo, así que voy a poner a vuestra disposición una tabla de excel «estropeada» y vamos a ver cómo se originó este problema en este ejemplo real y de paso vamos a aprender a arreglar esa tabla.
Hace meses que me llevo fijando en un pequeño detalle muy recurrente en gente que usa ordenadores portátiles. No sé si vosotros notáis lo mismo, pero de un tiempo a esta parte a toda la gente que veo con un ordenador portátil, la veo con problemas a la hora de encenderlo y tenerlo listo para empezar a abrir los programas. Parece como si en los últimos años, en lugar de aumentar el rendimiento de los ordenadores, éste se hubiera reducido.
No es la primera vez que por un motivo u otro tengo que configurar un equipo (en el trabajo o a nivel personal) y me encuentro que el equipo tarda una eternidad simplemente en arrancar. Si bien hay gente que instala programas y más programas en el ordenador, y éstos hacen que el equipo se vuelva más lento, he notado que no siempre se daba este caso. ¿Qué es lo que pasa para que ocurra esto?
Yo achaco este problema, principalmente a tres factores.
1) Equipos de mala calidad: Hoy en día los ordenadores de 500 euros son omnipresentes en los centros comerciales, y se venden como churros. De hecho, de la gente que conozco que se haya comprado un portátil hace poco, me resultaría difícil encontrar a alguien que se haya ido a un equipo de más precio. Este tipo de equipos los tienen todas las marcas, pero en particular he notado que este problema es muy frecuente en los acer, con los que me he topado unas cuantas veces y siempre se repetía el mismo problema: Lentitud y más lentitud.
2) Sistema operativo conflictivo: Ya sabéis que precisamente Windows Vista no es santo de mi devoción, y este es precisamente uno de los motivos. Este sistema operativo consume muchísimos recursos, precisamente algo que un ordenador de gama baja no dispone en gran medida, lo que ocasiona lentitud en el sistema. Pero por desgracia resulta complicadísimo encontrar otro sistema operativo cuando te venden un ordenador. Cada equipo tiene un sistema operativo… digamos… ideal. Sin embargo a un buen ordenador le meten Windows Vista y a uno del montón también le meten Windows Vista, cuando a lo mejor al de gama baja le iría mejor algo más sencillo como un XP.
3) Programas instalados: Normalmente cuantos más programas se tengan instalados en un equipo, más lento tiende a ir. Aunque visto lo visto no me parece un factor tan determinante como hace unos años, sí que sigue siendo un factor a tener en cuenta, sobre todo cuando alguno de los puntos mencionados con anterioridad está presente.
A todos estos problemas, finalmente, yo le sumaría otro peor que los anteriores, que es la imposibilidad de poder cambiar de versión de Windows en algunos equipos. Hay algunas marcas de ordenadores (y aquí voy a poner como referencia los Sony Vaio) que cuando sacan el equipo al mercado sólo ponen a disposición del usuario drivers para el sistema operativo que tiene instalado de fábrica (el tan odiado Windows Vista). Esto ocasiona que en caso de necesitar un sistema operativo diferente (como Windows XP) no pueda instalarlo en el equipo, ya que si lo hago no me funcionará correctamente.
Resumiendo un poco, vamos a dar algunos consejos para intentar que nuestro portátil arranque con un poco más de velocidad.
1) Siempre que sea posible, intentad evitar Windows Vista. Puede que según Microsoft esté diseñado para arrancar de la forma más rápida posible, pero esto es irrelevante cuando el sistema operativo consume muchísimos recursos del equipo y éste es de gama baja.
2) Intentad tener instalados sólo los programas que vayáis a necesitar. Cuantos más programas, más entradas se crean en el registro, más fragmentado está el disco duro y más posibilidades de que haya algo volviendo el equipo lento o inestable.
3) Siempre que sea posible, cuando vayáis a apagar el portátil, en lugar de indicarle simplemente que apague, usad la opción de “hibernar”. Lo que hará será copiar todo el contenido de la memoria en el disco duro, y luego al arrancar pasará esos datos de nuevo a la memoria, acelerándose considerablemente el proceso de arranque.
4) De vez en cuando pasadle un programa de limpieza al equipo. Yo os aconsejo el Ad-Aware para eliminar posibles programas indeseables (spywares) y el Registry Mechanic para optimizar el registro y eliminar las entradas erróneas o innecesarias.
5) Esta es la opción más radical de todas, pero también la más efectiva. Probad un sistema operativo que no tenga nada que ver con Microsoft Windows. Después de tener en mis manos multitud de sistemas operativos, he podido comprobar que estos problemas de arranque ocurren únicamente en este sistema. Personalmente no he llegado a ver ningún Linux con lentitud para arrancar, ni ningún MAC OS (por muchos programas que tuvieran instalados). Yo personalmente he optado por la opción de tener un MAC como ordenador principal en casa y aunque lo tengo cargado de programas, no he tenido que hacer nada especial para que arranque rápido (De hecho tiene el sistema operativo que más rápido carga de todos los que he probado), y en cuanto a Linux, también tenemos un arranque extraordinariamente rápido, sobre todo pensando en la cantidad de programas que tienen instaladas por defecto las distribuciones de Linux.
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