En entornos empresariales para la gestión de correos electrónicos Microsoft Outlook (que es un programa incluído en el paquete «Office«) es el rey indiscutible. En mi experiencia profesional he tenido que lidiar en muchas oficinas y me costaría acordarme de alguna en la que no se usase Outlook activamente.
Sí, ya... lo que quieras. Pero desde hace una semana trabajar con Outlook se ha vuelto una tortura para mi. Va lentísimo y me cuesta hacer cualquier cosa con él. Creo que este ordenador ya no da para más, así que voy a ir pensando en comprar otro y...
No te apresures con soluciones drásticas, Usuario Anónimo, porque al final seguirás teniendo el mismo problema. Eso que te está pasando lo he visto infinidad de veces y cada vez lo veo con más frecuencia, tanto en mi empresa como en muchas otras.
No voy a decir que Outlook sea un mal gestor de correo electrónico para un ordenador (para un móvil es otro cantar). Sin embargo me cuesta entender cómo un programa enfocado al 100% a entornos empresariales aún sigue teniendo este tipo de errores de concepto.
Y no te vayas a creer que el problema es el uso que le das a tu correo electrónico o que tu ordenador está anticuado. El problema es una simple restricción arbitraria de Microsoft que impide tener grandes volúmenes de correo almacenados. Veamos primero cuál es el problema de raíz para luego poder plantearnos soluciones.
1. El culpable: un archivo PST con obesidad mórbida.
El correo que recogemos y enviamos mediante Microsoft Outlook se almacena en nuestro ordenador en un archivo con extensión PST. Es en ese archivo dónde están todas las carpetas de nuestro correo como «Bandeja de entrada» o «Elementos enviados». También ese archivo se guardan otras cosas como las entradas en el calendario o la agenda de contactos.
Os voy a hablar en esta ocasión de un error de Microsoft Excel que he visto muchas veces en mi trabajo. No es la primera vez que algún compañero me comenta que una hoja de excel con la que suele trabajar se ha vuelto intratable, que funciona lento y que hace incluso que el excel se cuelgue y haya que reiniciarlo a lo bruto desde el administrador de tareas. Cuando esto ocurre, algo tan habitual como desplazarse a una determinada celda y escribir un dato en ella se vuelve algo tedioso y extremadamente lento.
A mi me ha pasado, pero juro solemnemente que no le he hecho absolutamente nada para que se comporte así. Esto ocurrió sólo.
Esa precisamente es la actitud de la mayoría de la gente que tiene este problema, Usuario Anónimo. Siempre sucede «por arte de magia», pero la verdad es que esto suele estar ocasionado por una costumbre que casi todos tenemos cuando estamos trabajando con cualquier tipo de archivo: Copiar y pegar como si no hubiera un mañana.
¿Cómo que...? ¿No me estarás diciendo que no puedo copiar y pegar cosas en un documento de excel? Esa es una funcionalidad básica para mi.
No, no se trata de eso, y me hace gracia que me digas precisamente eso porque esta también es la actitud que me he encontrado al intentar explicar el problema a algunos compañeros. Pero mira… estas cosas se ven mejor con un ejemplo, así que voy a poner a vuestra disposición una tabla de excel «estropeada» y vamos a ver cómo se originó este problema en este ejemplo real y de paso vamos a aprender a arreglar esa tabla.
En un artículo anterior hemos visto cómo crear un servidor de correo casero (o para una pequeña empresa) de forma muy sencilla. Pero hemos visto que parte de la problemática de montar un servidor de correo no es la instalación y configuración del mismo, sinó que también hay que estar lidiando de vez en cuando con listas negras y otros servidores que califican el tuyo como peligroso por diferentes motivos.
Ya, pero supongo que las listas negras están ahí para algo, no sólo para fastidiar la vida a los que quieran montar un servidor de correo.
Efectivamente Usuario Anónimo. Siendo justos, hay motivos que son completamente lógicos para que un servidor sea baneado de forma que se le impida enviar correos a otros servidores. Podría ser el caso de un servidor que esté enviando contínuamente correo basura a múltiples direcciones de e-mail. Creo que estaremos de acuerdo si te digo que a un servidor que sólo envía SPAM, o al menos que lo envía en un porcentaje o en unos números elevados, alguien debería pararle los pies (y que otros servidores lo baneen es una medida correcta).
Un poco más polémico es el hecho de que un servidor de correo alojado en una IP variable siempre esté baneado por defecto y que se le impida enviar correo a otros servidores únicamente por no disponer de una IP fija… pero al fin y al cabo si lo piensas puede tener hasta sentido (porque este tipo de líneas son líneas domésticas en las que no suele haber servidores de correo, por mucho que tú y yo los hayamos montado).
Pero la vida no siempre es justa, y entre esas injusticias está la política que aplica Microsoft con los servidores de correo de terceros (como el que hemos montado en el tutorial que hemos indicado antes). Microsoft, porque ella lo vale, en cuanto ve que estás enviando un poco de correo a sus servidores directamente te banea. Y ojo: que no digo un volumen grande ni enviar spam. No, no. Digo unos pocos correos legítimos al día. En cuanto detecta que tu ip se dedica a enviar correo, sin aviso previo te encontrarás con que un día todo el correo que estás enviando a cuentas en sus servidores no llega a su destino.
Hoy en día para muchas empresas el correo electrónico no resulta suficiente para la comunicación entre los distintos departamentos y compañeros de trabajo. Cada vez más, se hace necesario el uso de alguna herramienta de mensajería en tiempo real que permita agilizar la maraña de correos electrónicos que vemos en el día a día. Por suerte existen muchas herramientas en este sentido que nos pueden facilitar las cosas.
Sí, claro. De hecho hoy en día WhatsApp facilita el trabajo a muchas personas porque...
Para el carro, Usuario Anónimo. Una empresa en primer lugar no debería usar Whatsapp para absolutamente nada (Muy especialmente no deberían nunca contactar con clientes mediante esta aplicación), debido a que incumple la Ley Orgánica de Protección de Datos. Whatsapp sube toda tu agenda de teléfonos a los servidores de Facebook y eso significa cesión de datos personales a un tercero, sin conocimiento de la persona afectada y sin posibilidad de ejercer derechos de rectificación, borrado, etc…
Sin embargo, aunque el hecho de no cumplir la legislación vigente es un problema serio, el principal problema para llevar este tipo de aplicaciones tan extendidas al ámbito empresarial no es tanto el cumplir o no la legalidad, como el hecho de necesitar un terminal móvil para funcionar.
Bueno... supongo que te refieres a que para usarlas hace falta registrarte con tu número de teléfono. Pero vamos ¿Quién no tiene a estas alturas un móvil para hacer el registro?
Creo que te estás olvidando de una cosa. Cada uno de los usuarios de la aplicación debe tener un número móvil para conectarse… pero no debería en ningún caso ser el número de móvil personal del empleado, ya que está completamente prohibido obligar a un trabajador a usar su teléfono móvil personal para temas laborales. Si el empleado usa su dispositivo personal para el trabajo, al final le estarían llegando mensajes del trabajo a su dispositivo personal y en muchos casos fuera del horario laboral o de vacaciones.
Así que en todo caso la forma correcta sería darle un teléfono móvil a cada usuario de nuestra aplicación con la tarifa correspondiente para cada uno, muy a pesar de que esta aplicación tenga un entorno web y se pueda usar sin el móvil conectado (cosa que WhatsApp no permite).
Además estas herramientas pueden estar bien para un entorno doméstico (que es para lo que están pensadas), pero un entorno empresarial requiere otras funcionalidades muy distintas, y en este artículo vamos a ver las que me parecen más interesantes.
En mi trabajo he podido ver en numerosas ocasiones a gente con tremendos problemas a la hora de mantener una sincronía total de diversos elementos entre sus dispositivos móviles y su ordenador.
En un artículo anterior hemos visto cómo podemos sincronizar el correo de nuestro trabajo con nuestro móvil, de forma que podemos recibir el correo a la vez en los dos dispositivos sin perder nada. Sin embargo Microsoft Outlook no es solamente un gestor de correo electrónico, sino que también podemos gestionar con él contactos y calendarios, y es muy probable que queramos tener todo eso sincronizado con nuestro móvil e incluso compartir contactos, calendarios o eventos particulares con otras personas.
En entornos empresariales la función de “combinar correspondencia” de Microsoft Word es casi imprescindible. Nos permite, entre otras cosas, crear cientos de documentos muy similares pero con campos personalizados, por ejemplo para enviar cartas con el mismo contenido pero en las que sólo cambia el destinatario.
Para ello usamos un archivo en el que tenemos un listado de los elementos que cambian en cada uno de los documentos (normalmente un archivo de excel), y un archivo en el que combinamos las partes fijas y las que cambian (el propio documento de word).
En mi empresa usamos esta funcionalidad habitualmente, pero necesitábamos darle una vuelta de tuerca, ya que además de combinar datos de texto que estaban en la tabla de excel, necesitábamos poder insertar imágenes distintas en cada uno de los documentos. Conseguirlo nos ha obligado investigar bastante, por un lado por la desastrosa implementación de esta funcionalidad en Microsoft Word y por otro lado por la poca documentación de calidad que hay en internet con instrucciones de cómo hacerlo. Voy a intentar explicaros todo el proceso de la forma más clara posible.
Lo que os voy a enseñar en este artículo no es algo que se use todos los días, pero que he necesitado poner en práctica hace muy poco. Se trata de cómo hacer una lista de hipervínculos hacia archivos en excel.
Supongamos que tenemos un directorio muy largo con miles de archivos, y necesitamos hacer una lista en excel con todos estos archivos y que además, al pinchar en uno de ellos se nos abra el archivo correspondiente. En primer lugar necesitamos poder sacar de forma automática una lista de todos los archivos que necesitamos para que después la podamos pegar en una columna de excel. Para ello nos vamos al menú inicio, y pinchamos en «ejecutar».
En el recuadro correspondiente escribimos «cmd» y pulsamos «enter».
Con esto tendremos abierto el interfaz de comandos. Ahora nos toca recordar los antiguos comandos de MS-DOS para movernos por los directorios. Como comentario, deciros que si el listado de archivos está en una carpeta de red, lo mejor que podéis hacer es crear una unidad de red (Botón derecho en «mi pc» y pinchamos en «conectar a unidad de red») para tener una letra de unidad de ese directorio y poder así acceder desde MS-DOS sin problemas. Vamos a suponer que queremos sacar la lista de archivos del directorio «system32» que se encuentra dentro del directorio «windows». Lo que haremos será escribir «cd \.» para movernos al directorio raíz del disco duro. Una vez ahí, escribiremos «cd windows» para irnos al directorio «windows» y luego «cd system32» para irnos dentro del directorio «system32».
Allí dentro escribiremos «dir» para sacar la lista de archivos y directorios, pero aquí nos encontramos con los primeros problemas. El tema es que necesitamos que en la pantalla se puedan visualizar todos los archivos, y como en ese directorio hay varios miles de ellos, no van a caber todos en la pantalla. El segundo problema que nos podemos encontrar es la longitud del nombre de los archivos, que puede que exceda del ancho de la pantalla de la línea de comandos. Ambos problemas se resuelven de la misma forma. Pinchamos primero en la esquina superior izquierda de la ventana de línea de comandos y hacemos click en «propiedades».
Allí nos vamos a «diseño» y cambiamos los parámetros del tamaño del búfer de la pantalla. Ponemos un alto mayor que el número de archivos que tenemos y un ancho que sea suficiente para el nombre de archivo más largo. Por ejemplo voy a poner un ancho de 180 caracteres y un alto de 2500 filas.
Con esto, simplemente tecleamos el comando «dir» y en la ventana tendremos un listado de todos los archivos y directorios dentro de «system32». Para copiar ese listado, volvemos a ir al icono de la esquina superior izquierda de la ventana, pinchamos en «editar» y luego en «seleccionar todo». Una vez hecho esto, volvemos a ir al icono, nos vamos de nuevo a «editar» y pinchamos en «copiar». Así ya tenemos todo el listado en el portapapeles.
Antes de pegar el listado en el excel, haremos un pequeño truco, que es pegarlo y volverlo a copiar por completo en el block de notas. Así eliminaremos todos los formatos extraños que pueda haber, y aprovecharemos para seleccionar exactamente lo que queremos copiar. Nos vamos al block de notas (inicio –> todos los programas –> Accesorios –> Block de notas), y pegamos lo que acabamos de copiar. Una vez pegado, eliminamos las filas en la parte superior e inferior que no nos interesan (Dejamos sólo los archivos).
Una vez pegado todo, volvemos a ir a «edición» –> «seleccionar todo», y de nuevo le damos a «edición» –> «Copiar».
Ahora nos vamos al excel y en la cuarta fila, columna «A», pegamos el contenido del portapapeles.
Si os fijáis, ya tenemos un archivo por fila, pero no tenemos los hipervínculos y en lugar de tener sólo el nombre nos aparecen más cosas en cada celda (tenemos tamaño de fichero, fecha, etc… Primero vamos a dejar en cada celda sólo el nombre del fichero que nos interesa. Para ello usamos una fórmula de excel muy curiosa, que es la fórmula «extrae». Nos ponemos en la columna de al lado y en una celda (en la B4) ponemos la siguiente fórmula
Acotación:
=Extrae (A4;37;255)
De entrada os puede parecer un poco rara, pero tiene mucho sentido. El «A4» significa que vamos a poner en la celda «B4» el valor que tiene la «A4», pero modificado con los parámetros que os voy a explicar. El número 37 significa que de la celda «A4» va a ignorar los 37 primeros caracteres (que son dónde aparece el tamaño del fichero y diversos datos que no nos interesan). Y el número 255 significa que del nombre del archivo vamos a coger 255 caracteres (pongo una cifra grande para asegurarme, pero en este caso llegarían 15 o 20). Al aplicar la fórmula, veremos que en la celda nos aparece el nombre del archivo. Si arrastramos la fórmula hacia abajo, haremos lo mismo con el resto de filas y tendremos el nombre de todos los archivos, tal que así:
En la celda A2 vamos a escribir el directorio completo en el que están contenidos esos archivos. Una buena forma de hacerlo sin fallos, es ir a la carpeta donde están los archivos y coger la ruta de la barra de direcciones. Así obtengo que la ruta completa es tal y cómo aparece en la siguiente imagen.
Pegamos esa ruta en la celda A2, pero introduciendo al final una barra de directorio (\)
Ahora lo que haremos será hacer una nueva lista en la columna «C». Lo que haremos será poner en cada celda el contenido de la celda A2 seguido del contenido de cada una de las celdas de la columna «B», para así obtener la ruta completa a cada archivo y directorio. Para ello usamos el siguiente comando:
Acotación:
=Concatenar($A$2;B4)
Lo que hemos hecho es lo siguiente: El «$A$2» le indica al excel que en cada celda el comienzo de lo que se va a escribir es siempre el contenido de la celda «A2». El B4 es el final de cada celda, pero no lleva el símbolo «$» para que cuando extendamos la fórmula a cada columna, automáticamente asigne el valor de cada una de las filas de la columna «B».
Por fin tenemos la ruta completa de cada fichero en una columna de excel. Ahora necesitamos que al pinchar en cada una de las filas se abra el archivo correspondiente. No hay una forma de hacer esto con ninguna función de excel, por lo que vamos a necesitar crear una macro muy sencilla que nos haga esta labor. La macro cogerá el valor de la celda en la que está posicionado excel, y lo que hará será crear un hipervínculo con el contenido de la celda. Al llegar a una celda en blanco, la macro se parará. Para crearla nos vamos a «herramientas» –> «Macro» –> «Macros»
Una vez ahí, le ponemos a la macro un nombre (por ejemplo «HyperLinksInCells») y pinchamos en «crear».
Con esto se nos abrirá el editor de macros.
Una vez que estemos dentro del editor, simplemente añadimos este texto a la macro
Acotación:
Sub HyperLinksInCells() For Each Celda In Range(ActiveCell, ActiveCell.End(xlDown)) ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor:=Celda, Address:=Celda.Value Next Celda End Sub
Grabamos la macro y nos situamos en la celda C4. Una vez allí nos vamos a «herramientas» –> «Macros» –> «macro» y ejecutamos la macro que acabamos de crear.
Y listo. Por fin tenemos una enorme lista de archivos con sus correspondientes hipervínculos en excel.
Este método puede parecer un pequeño lío al principio, pero permite hacerlo sin usar ningún programa a mayores. De todas formas estoy seguro que no es la única forma de hacerlo. Si se os ocurre alguna otra, podéis usar los comentarios del artículo para dejarnosla.
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