Teams vs. Slack vs. Mattermost vs. Rocket Chat vs. Zulip: Mi elección en el ámbito empresarial

Hoy en día para muchas empresas el correo electrónico no resulta suficiente para la comunicación entre los distintos departamentos y compañeros de trabajo. Cada vez más, se hace necesario el uso de alguna herramienta de mensajería en tiempo real que permita agilizar la maraña de correos electrónicos que vemos en el día a día. Por suerte existen muchas herramientas en este sentido que nos pueden facilitar las cosas.

Sí, claro. De hecho hoy en día WhatsApp facilita el trabajo a muchas personas porque...

Para el carro, Usuario Anónimo. Una empresa en primer lugar no debería usar Whatsapp para absolutamente nada (Muy especialmente no deberían nunca contactar con clientes mediante esta aplicación), debido a que incumple la Ley Orgánica de Protección de Datos. Whatsapp sube toda tu agenda de teléfonos a los servidores de Facebook y eso significa cesión de datos personales a un tercero, sin conocimiento de la persona afectada y sin posibilidad de ejercer derechos de rectificación, borrado, etc…

Así que esta aplicación debería ser la primera a la que pusieras el cartel de «prohibida en mi empresa». Supongo que sabrás que las multas por incumplimiento de la LOPD son tremendamente elevadas.

Bueno...vale... pero yo sé que tú eres muy fan de Telegram. A lo mejor Telegram...

Pues Telegram tampoco nos serviría para hacer las cosas bien, porque a efectos de la LOPD peca de los mismos problemas que WhatsApp.

Sin embargo, aunque el hecho de no cumplir la legislación vigente es un problema serio, el principal problema para llevar este tipo de aplicaciones tan extendidas al ámbito empresarial no es tanto el cumplir o no la legalidad, como el hecho de necesitar un terminal móvil para funcionar.

Bueno... supongo que te refieres a que para usarlas hace falta registrarte con tu número de teléfono. Pero vamos ¿Quién no tiene a estas alturas un móvil para hacer el registro?

Creo que te estás olvidando de una cosa. Cada uno de los usuarios de la aplicación debe tener un número móvil para conectarse… pero no debería en ningún caso ser el número de móvil personal del empleado, ya que está completamente prohibido obligar a un trabajador a usar su teléfono móvil personal para temas laborales. Si el empleado usa su dispositivo personal para el trabajo, al final le estarían llegando mensajes del trabajo a su dispositivo personal y en muchos casos fuera del horario laboral o de vacaciones.

Así que en todo caso la forma correcta sería darle un teléfono móvil a cada usuario de nuestra aplicación con la tarifa correspondiente para cada uno, muy a pesar de que esta aplicación tenga un entorno web y se pueda usar sin el móvil conectado (cosa que WhatsApp no permite).

Además estas herramientas pueden estar bien para un entorno doméstico (que es para lo que están pensadas), pero un entorno empresarial requiere otras funcionalidades muy distintas, y en este artículo vamos a ver las que me parecen más interesantes.

Vale... vas recomendarnos entonces Slack o incluso mejor Microsoft Teams, que es lo que usa todo el mundo hoy en día para esto. Ya te veo venir. 

Podría perfectamente, pero va ser que no. Ya sabes que en lo personal me suelen tirar más las aplicaciones que cumplan estas tres características:

1. Que sean software libre
2. Que tengan poco o ningún coste para el usuario o la empresa.
3. Que sean autogestionadas (no depender de que estén colgadas en servidores que no controlamos). No es la primera vez que veo cómo una empresa elimina un servicio y deja a sus usuarios tirados, y eso no lo puede sufrir una empresa.

Microsoft Teams, por ejemplo, no cumple con ninguno de los tres requisitos.

¿Cómo que no? Oye... que en su página web pone claramente que es gratuíto. Mira.

Sí. Eso pone. Sin embargo no olvides que estamos hablando de un entorno empresarial. Usar una herramienta como ésta sin poder administrarla y controlarla de alguna forma es una verdadera locura. Y en cuanto investigamos un poco, nos encontramos con esto otro:

Espera... pero en la página principal ponía muy claro "gratis. Cero euros". La versión gratis debería de servirnos ¿no crees?

Pues digamos… que debería ser suficiente para un particular, para comunicación entre amigos al estilo del antiguo messenger. Pero si quieres organizar medianamente el sistema vas a necesitar una licencia, y como ves, a poco que tu empresa tenga bastantes trabajadores vas a tener que preparar la billetera. Si pinchas en la imagen que he puesto con los planes de precio verás lo que incluye cada una de las versiones y vas a poder ver que las herramientas para administrar tu grupo no están disponibles en la versión gratuíta.

¿Y no estás siendo un poco rata en este tema? A ver... que són sólo 4,20 euros. 

Efectivamente, 4,20 euros AL MES y POR USUARIO. Por ejemplo, en mi empresa tengo 64 usuarios en las oficinas (y no estaría contando con la gente que trabaja fuera). Serían 4,20 euros por 64 usuarios… 268 euros al mes. O lo que es lo mismo. 3.225,6 euros al año, todos los años. Se me antoja excesivamente caro para un chat. Y sí… que estos temas dan una serie de funcionalidades muy buenas y todo lo que tú quieras, pero es un gasto no despreciable y de difícil justificación en muchos casos, a no ser que tengas muchos más empleados en varias sedes.

Y el gran problema es que este modelo de pago es la moda para muchas aplicaciones. Con Slack tenemos más o menos lo mismo, que es esto que os pongo aquí abajo. Y sí… aunque es más caro, si tuviera que elegir entre Teams y Slack me quedaba con Slack sin dudarlo, ya que por un lado Microsoft desde hace mucho tiempo no me da ninguna confianza en sus servicios, y por otro lado Slack ha demostrado ser la aplicación de referencia en cuanto a mensajería de trabajo.

Algo similar nos vamos a encontrar en Mattermost, que es un software muy parecido a los dos que he comentado. Por cierto… no os lo dije, pero casi todos estos programas parecen copias los unos de los otros. Aunque cada uno tenga sus particularidades, ver todos a la vez es muy representativo de que, salvo que necesitemos hacer cosas muy específicas, casi con total seguridad nos podría servir cualquiera de ellos para la mensajería de nuestra empresa.

Volvamos a Mattermost. Éste último es un poco más interesante porque gran parte de su software es libre (aunque no todo) y además podemos instalarlo en un servidor propio (no le damos nuestros datos a una empresa externa), pero algunas características clave para administrar un grupo de trabajo también están restringidas en la versión gratuíta.

A ver,macho... es que tú también quieres todo. Estamos hablando de aplicaciones orientadas a un ámbito empresarial y no va a haber nada gratuíto con esas características y que además sea software libre, porque...

Hay, querido usuario anónimo. Hay varias opciones que cumplen con todos los requisitos que me he marcado, y de hecho algunas son muy interesantes, aunque para mi, con los requisitos que te puse anteriormente, la toma de decisiones acabó restringiéndose a dos opciones: Rocket Chat y Zulip, que además de poder instalarlos en un servidor propio, ambos son software libre por completo, que es algo de lo que no pueden presumir las opciones vistas anteriormente.

Pffff... tú siempre tirando por programas rarunos. No me suenan de nada. Eso seguro que no lo conoce ni el tato. ¿Tú estás seguro de que...

Sí Usuario Anónimo. Ambas opciones cuentan con un intenso desarrollo, se están sacando contínuamente versiones nuevas de ambos programas y tienen detrás una comunidad activa. No es software muerto ni mucho menos.

Por ponerte un ejemplo, durante la instalación de Ubuntu Server, se puede seleccionar que se instale Rocket Chat de forma sencilla simplemente marcándolo para que se instale junto con el resto del sistema operativo.

Así que puedes hacerte una idea de que no se trata de un software marginal. De hecho tiene clientes para cualquier sistema operativo moderno y también para dispositivos móviles (algo fundamental hoy en día). Tiene un montón de funcionalidades interesantes y su interface… bueno… más o menos lo mismo que os dije arriba. Casi todos son iguales. Cada uno con sus características y peculiaridades, pero viene a ser lo mismo que los anteriores.

Pero personalmente no me acabó de convencer del todo porque tiene un punto negativo, y es que por desgracia aún algunas de sus características están restringidas únicamente a usuarios de pago

Y como siempre, no son características poco importantes para una empresa. Hablamos de cosas como que si no tienes una cuenta «pro», sólo tienes notificaciones push en los primeros 1000 mensajes que se manden al mes, roles de supervisión, etc… Tal vez no son características tan clave como las que deja de ofrecer Mattermost en la versión gratuíta, pero siguen siendo importantes.

¿Pero si es software libre cómo es que hay características de pago?

Pues porque software libre no es sinónimo de software gratis. Simplemente quiere decir que eres libre de inspeccionar el código y es algo que te da seguridad (por si hay puertas traseras o cosas así), pero en este caso a pesar de que puedes inspeccionar todo el código, este software tiene partes que hay que pagar si quieres que se activen.

Así que toca ver alguna otra alternativa, y Zulip es una opción excelente. Se trata de software 100% libre y desarrollado por Dropbox (que no son precisamente pequeños). Como el resto de opciones que hemos visto también cuenta con opciones de pago por si quieres un alojamiento en sus servidores en lugar de alojarlo en tu propio servidor.

Pero lo bueno viene ahora. Y es que si optas por instalarte tu propio servidor de Zulip, y además tampoco te interesa contratar un mantenimento del mismo, puedes tener todas las funcionalidades de la versión Standard de forma completamente gratuíta y sin restricciones de ningún tipo.

Así que esta opción empieza a ser muy interesante. Y lo es aún más cuando vemos que también cuenta con clientes para poder usarlo en Windows, Mac, Linux, Ios y Android (todas estas opciones con notificaciones push ilimitadas) y por supuesto podemos usarlo a través de un navegador web. Podemos controlar toda la organización desde cualquiera de estos dispositivos de forma completamente gratuíta. Y como siempre, el interface nos resultará familiar si conocemos alguna de las otras opciones. A la izquierda los canales, en el medio las conversaciones y a la derecha los usuarios.

Aún así, como todos estos programas, tiene sus particularidades, como el hecho de organizar los canales de chat por conversaciones dentro de cada canal. Resulta algo… digamos… extraño al principio, pero se me antoja muy útil en cuanto te acostumbras porque facilita las búsquedas de los temas que te interesan y casi obliga a los usuarios a responder los temas de forma ordenada.

Una de las características que más he agradecido a la hora de montar este servidor ha sido la sencillez y simplicidad en su uso. Posiblemente un chat en un ámbito de desarrollo informático requiera otra serie de funcionalidades, pero para mi empresa es un plus que tenga pocas opciones y muy claras. No quiero apabullar a mis usuarios con mil opciones diferentes que al final no van a usar. Necesitamos un chat para organizarnos, no para hacer mil virguerías técnicas.

En resumen, que para mi resulta una opción muy a tener en cuenta y es la que he acabado implementando en mi empresa.

Bueno... ya... pero es que tú eres tú, porque montar esto en un servidor linux seguro que es tela marinera. 

Pues te puedes sorprender de lo sencilla que ha sido su instalación. Pero esto se escapa de los objetivos de este artículo. En el próximo artículo voy a explicar cómo hacer la instalación. E inisisto: Cualquier persona familiarizada con el uso del terminal en Linux va a ser capaz de realizarla.